(Dirigida al Clientas, Personal, Proveedores, y otros titulares de Datos Personales de los cuales WOMEN’S LINK WORLDWIDE sea Responsable en Colombia)

I. Presentación

Con el objetivo de mantener transparencia sobre el uso que damos a su información, a continuación lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso, transmisión y transferencia de datos personales que Women’s Link Worldwide(en adelante la “Organización” o “Women’s Link Colombia”) realiza de sus datos personales, en virtud de la ley aplicable o la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento. 

En esta Política de Tratamiento de Información (la “Política”) encontrará los lineamientos bajo los cuales la Organización realiza el tratamiento de datos en Colombia, las finalidades de dicho tratamiento, sus derechos como titular, así como los procedimientos para el ejercicio de tales derechos. 

Datos del Responsable (en Colombia): 

Nombre: Women’s Link Worldwide

Dirección: Carrera 15 No. 91-30, P4, Bogotá D.C.

Email: [email protected]

Teléfono: +57 (1) 257 54 91 Ext. 8

II. Definiciones 

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones: 

a. Clienta: Son las personas a las que Women’sLink Colombia presta sus servicios o con quien sostiene una relación contractual/obligacional.

b. Consultores: Son profesionales que mantienen una relación contractual con Women’s Link Colombia pero no hacen parte de su Personal o del Staff. 

c. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, que las identifique o las haga identificables.

d. Datos Sensibles: De acuerdo con el artículo 5to de la Ley 1581 de 2012, estos están definidos como: 

“(...) aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”.

e. Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta de la Organización como Responsable de los datos.

f. Ley aplicable: Se refiere a todos los cuerpos normativos que le son aplicables a la Organización en materia de protección de datos o privacidad.

g. Organizaciones Aliadas: son entidades y organizaciones con las que Women’s Link Colombia mantiene relaciones estratégicas para el desarrollo de su objeto social. 

h. Personal o Staff: Significa cualquier trabajador que haga parte de la Organización.

i. Política de Tratamiento de Información (la “Política” o “PTI”): Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la Organización de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.

j. Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a Women’s Link Colombia en virtud de una relación contractual/obligacional.

k. Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los Datos Personales. Para efectos de esta Política, ejercerá como Responsable, en principio, Women’s Link Colombia.

l. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento, ya sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón o con ocasión de una relación comercial o jurídica suministre Datos Personales a Women’s Link Colombia.

m. Transferencia: Se refiere al envío por parte de Women’sLink Colombia como Responsable, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor) también en calidad de Responsable, dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de Datos Personales. Así mismo, incluye los eventos en que Women’s Link Colombia actúe como un Responsable receptor de datos personales, enviados por otro Responsable, domiciliado o no en el territorio colombiano.

n. Transmisión: Se refiere a la comunicación de Datos Personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, proceda con el tratamiento de Datos Personales.

o. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como, pero sin limitarse, a la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

III. Principios

Women’s Link Colombia observará los siguientes principios, siempre que proceda con el tratamiento de Datos Personales y de bases de datos compuestas por los mismos:

a) Principio de legalidad: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad que debe sujetarse a lo establecido en las normas que reglamentan la materia.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular por los medios previstos normativamente.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Women’s Link Colombia debe abstenerse de proceder con el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan de conformidad con las normas que reglamentan este acceso. 

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley aplicable, para lo cual la Entidad debe adelantar las acciones necesarias para obtener la correspondiente autorización del Titular en cuanto sea necesario.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por Women’s Link Colombia en calidad de Responsable o Encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todo el Personal de la Entidad y otros que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales en nombre y representación de la Entidad, están obligadas a garantizar la reserva de la información.

IV. Uso y finalidades del Tratamiento

Las siguientes son las finalidades de tratamiento que aplican según cada uno de los grupos de interés al que pertenezca, sin perjuicio de que pueda pertenecer a más de uno simultáneamente y de que en algunos casos, en la autorización del tratamiento de datos personales se incluyan finalidades adicionales. 

a) Finalidades Generales: 

Las finalidades descritas a continuación serán aplicables a todos los titulares respecto de los cuales Women’s Link Colombia trate sus datos personales, sin importar el medio de recolección de los mismos:

• Informar sobre cambios sustanciales en la Política de Tratamiento de Información adoptada por Women’s Link Colombia en calidad de Responsable.
• Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de Women’s Link Colombia.•Mantener actualizados los datos del Titular.
• Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los titulares de información de tipo personal, de acuerdo a los canales establecidos en esta Política de Privacidad. 
• Transferir o Transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando estos sean requeridos en relación a su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones legales o contractuales. 
• Transferir o Transmitir sus datos personales a terceros cuando sea aplicable y bajo los requisitos legales específicos para cada tipo de transferencia o transmisión, según sea el caso. 
• Con propósitos de seguridad o prevención de suplantación de identidad.
• Envío de información relacionada con la relación entre el Titular y Women’s Link que tenga lugar.
• Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de Women’s Link Colombia.

b) Clientas: 

Las siguientes son las finalidades que aplican aquellas personas que mantienen una relación con Women’s Link Colombia con ocasión de la prestación de los servicios de la Organización. En ese sentido, este grupo de interés a incluye potenciales Clientas, Clientas que actualmente son beneficiarias de los servicios y personas que fueron Clientas de Women’s Link, según aplique. En específico, las finalidades aplicables a las Clientas son:

• Para analizar casos de potenciales Clientas.
• Para realizar los procesos de contacto y entablar comunicaciones con potenciales Clientas para determinar las condiciones del apoyo de Women’s Link y tareas afines.
• Realizar actividades necesarias para ejercer representación legal de la Clienta por parte de Women’s Link, de acuerdo con las normas más elevadas de competencia, idoneidad e integridad ética y profesional, en instancias judiciales, extrajudiciales, procesos administrativos o aquellos que en cada caso particular se hayan ofrecido a la Clienta.
• Para conducir actividades de Litigio de Interés Público (o "LIP"). El LIP va más allá del ámbito judicial y tiene como objetivo fortalecer la infraestructura de los derechos humanos, influir en el debate público y contribuir a la movilización social, para transformar la sociedad y garantizar los derechos de mujeres y niñas.
• Para conducirlas actividades descritas en los Acuerdos suscritos entre Women’s Link en Colombia y la Clienta.•Cuando resulte aplicable, para la ejecución de las tareas asociadas a grupos focales, como uno de los servicios ofrecidos por Women’s Link en Colombia. 
• Para realizar las actividades directamente con la ejecución de los servicios ofrecidos por Women’s Link en Colombia a favor de la Clienta.
• Para la implementación de alianzas y estrategias alrededor del caso de la Clienta.
• En algunos casos, para que la persona que lleve la representación judicial de la Clienta tenga acceso a su información y de esa forma pueda desempeñar de forma adecuada sus funciones. 
• Cuando resulte aplicable, para la representación de la Clienta en gestiones frente a medios de comunicación, organizaciones de DDHH, organizaciones sociales y la academia.
• Para la conducción de análisis estadísticos sobre la información de las Clientas, de forma que se puedan formular estudios y documentos que permitan fortalecer la infraestructura de derechos humanos.
• Para mantener un registro de los casos que han sido abordados por la Organización y se puedan replicar las enseñanzas, lecciones y estrategias utilizadas en diferentes casos (Clientas pasadas). Esta operación de tratamiento observará especialmente el principio de necesidad del dato, por lo que en el momento en que ya no sea necesario el tratamiento del dato, se eliminará a la mayor brevedad.
• Para conducir análisis al interior de la organización y Organizaciones Aliadas de los datos para la creación de documentos y programas encaminados fortalecer la infraestructura de los derechos humanos, influir en el debate público y contribuir a la movilización social, transformar la sociedad y garantizar los derechos de mujeres y niñas.

c) Miembros de Organizaciones Aliadas.

Las siguientes son las finalidades del tratamiento de datos de personas naturales que sean miembros de Organizaciones Aliadas:

• Mantener actualizado el listado de personas que se encuentren vinculadas o hagan parte de Organizaciones Aliadas de Women’s Link Worldwide.•Elaboración de proyectos y seguimiento a los mismos en los que Women’s Link Worldwide guarde algún tipo de interés.
• Para enviarles información relacionada con los proyectos y tareas desarrolladas por Women’s Link Worldwide.
• Para la elaboración de acuerdos y convenios de apoyo y el desarrollo de los compromisos y obligaciones legales derivadas de dichos pactos.
• Para elaboración de piezas publicitarias cuando haya lugar.
• Para la organización, logística y promoción de eventos que se relacionen con los servicios ofrecidos y con el objeto social de Women’sLink Worldwide. 

d) Miembros del Personal (incluye al Staff):

Women’s Link Colombia utilizará los datos personales de los miembros de su Personal de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación: 

• En los eventos que se trate de un miembro potencial del Personal: realizar las actividades relacionadas con el procesos de selección tales como entrevistas, registro de hojas de vida, comunicaciones respecto del prospecto, chequeos de antecedentes (background checks) para determinar la idoneidad del potencial miembro del Personal y cualquier otra aplicable.
• Incorporar sus Datos Personales en el contrato laboral o de prestación de servicio así como en las modificaciones y adiciones al mismo.
• Elaborar los documentos que resulten necesarios para gestionar la relación contractual y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo Women’s Link Colombia. 
• Disponer de los datos personales de los colaboradores para incorporarlos de forma adecuada en los archivos laborales activos e históricos de Women’s Link Colombia y mantenerlos actualizados. 
• Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación laboral.
• Cuando aplique, administrar los datos personales para que Women’s Link Colombia, en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones legales. Por ejemplo: adelantarlas afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante Sistema integral de seguridad social, cajas de compensación familiar y demás asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos o controversias laborales. 
• Promover su participación en programas desarrollados por Women’s Link Colombia que tengan como finalidad el bienestar y buen clima laboral. 
• Administrar los datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el empleado haya autorizado previamente y realizar los informes relativos a este proceso.
• Mantener al día todos los documentos contables, de impuestos u otros relacionados con el desarrollo del objeto social de Women’s Link Colombia.

e) Proveedores y/o contratistas (incluidos Consultores):

Women’sLink Colombia utilizará los datos personales que pudiesen obtenerse respecto de sus proveedores y/o contratistas. Esta categoría incluye a proveedores y/o contratistas con los que actualmente no se ha celebrado un contrato y aquellos con los que en algún momento se estableció una relación comercial, atendiendo al principio de finalidad del dato. En específico, se tratarán los Datos Personales de proveedores y/o contratistas de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:

• Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual.
• Tratar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor y/o tercero relacionado con Women’s Link Colombia y demás trámites asociados a cargo del Responsable del Tratamiento. 
• Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos facturas y cuentas de cobro presentadas a Women’s Link Colombia y gestión de cobranzas que se encuentren a su cargo. •Evaluar los servicios ofrecidos o prestados por parte del proveedor y/o contratista. 
• Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de Women’s Link Colombia.
• Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial al proveedor o contratista.
• Realizar análisis y estudios estadísticos respecto de los proyectos y programas de Women’s Link Colombia en los cuales participe el Proveedor/Contratista. 

V. Otras consideraciones frente al tratamiento

La Organización podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, la Organización advertirá a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros. 

De igual forma la Organización podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras organizaciones en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y de la prestación de los servicios de Women’s Link Worldwide.

La Organización ha adoptado las medidas del caso para que esas organizaciones implementen estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en la política de la Organización sobre la materia.

Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos serán eliminados de las bases de datos de la Organización o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. 

VI. Obligaciones del Responsable 

Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: 

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; 

b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; 

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; 

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 

e.Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; 

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; 

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; 

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado; 

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados; 

k. Adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la normativa aplicable y en especial, para la atención de consultas y reclamos; 

l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; 

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; 

n.Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que impartan las autoridades competentes.

VII. Derechos del Titular 

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son: 

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Organización como los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; 

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Organización como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento; 

c. Ser informado por la Organización, como Responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales; 

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; 

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; f.Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

g. En esta Política encontrará el procedimiento a través del cual la Organización garantiza el ejercicio de todos sus derechos. 

VIII. Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular 

Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo respecto de la administración de la Política o desea ejercer sus derechos, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios: 

WOMEN’S LINK WORLDWIDE -Colombia

Oficial de protección de datos personales: Franco Sebastián Contreras

Email: [email protected]

Dirección: Carrera 15 No. 91-30, P4, Bogotá D.C.

Teléfono: +57 (1) 257 54 91 Ext. 8

Tenga en cuenta que una vez usted ponga en conocimiento al área responsable al interior de la Organización, dependiendo de a cuál de ellas vaya dirigida su petición, se dará trámite a la consulta, solicitud o queja. 

Su solicitud o petición en relación con sus datos personales deberá ser atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición en caso de ser un reclamo, en quince (15) días hábiles. Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere darnos a conocer. 

Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permiten a la Organización atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane la información restante. Después de transcurridos cinco (5) días hábiles desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, la Organización entiende que ha desistido de su solicitud. 

IX. Modificación de esta Política

Esta Política puede ser modificada en cualquier momento. La última versión de esta Política estará publicada dentro de la página web de Women’s Link Worldwide.

X. Vigencia

Fecha de entrada en vigencia: 1 de enero de 2022